Polecenie powrotu do biura. Czy firma może zrobić wyjątek wybranym pracownikom?

27.04.2026

Matylda jest szefową HR w agencji marketingowej. Agencja zatrudnia kilkudziesięciu pracowników. Od czasów pandemii COVID-19 firma dawała pracownikom możliwość pracy zdalnej. Nie było na to jednak żadnej procedury. Każdy pracował zdalnie wtedy, kiedy chciał. W praktyce, piękne biuro agencji w centrum Warszawy na co dzień świeciło pustką.

Ostatnio agencja Matyldy wygrała ważny przetarg. Firma będzie obsługiwała jedną z większych sieci spożywczych.To duże wyzwanie, wymagające pełnego zaangażowania wszystkich pracowników.

Matylda – zgodnie z decyzją zarządu – ogłosiła w firmie tryb “all hands on board” i zmianę zasad pracy zdalnej. Od teraz pracownicy mają działać stacjonarnie z biura. Jeśli chcą pracować zdalnie, to mogą – jeden, wybrany dzień w miesiącu.Tylko w naprawdę wyjątkowych sytuacjach firma może zgodzić się na więcej zdalnych dni.

Już po kilku tygodniach obowiązywania nowych zasad zaczęły pojawiać się pierwsze wnioski.

Najpierw wniosek złożyła Agnieszka, która w piątki wcześniej odbiera swoje dziecko ze żłobka. Z tego względu chciałaby pracować zdalnie jeden dzień w tygodniu. Matylda wyraziła zgodę.

Kolejna była Zosia. Będąc w szóstym miesiącu ciąży nie wyobraża sobie codziennych dojazdów do biura. Zawnioskowała o trzy dni pracy zdalnej tygodniowo. Matylda dała zgodę.

Następnie w biurze Matyldy pojawił się Jacek. Ostatnio dostał diagnozę ADHD. Jako osoba neuroatypowa lepiej koncentruje się w domu. Poprosił o dwa dni pracy zdalnej w tygodniu. I tu pojawił się problem.

Matylda poczuła, że traci kontrolę nad sytuacją. Obawiała się, że firma szybko wróci do poprzedniego modelu, a ona będzie musiała tłumaczyć się przed zarządem. Odmówiła Jackowi.

Postanowiła, że wyjątki będą dotyczyć wyłącznie rodziców małych dzieci. Sama przecież jest mamą i wie, jak trudno czasem pogodzić pracę z życiem prywatnym.

Kilka dni później Jacek złożył wypowiedzenie. Powiedział wprost, że nie chce pracować w miejscu, w którym pracownicy są traktowani gorzej tylko dlatego, że nie mają dzieci. Zapowiedział też, że „tak tego nie zostawi”.

Matylda znalazła się w kropce 🤷♀️.

Nie wie, jak ocenić, który powód jest wystarczający, aby zrobić wyjątek, a komu można tego wyjątku odmówić. I jaką zasadę powinna przyjąć, żeby z jednej strony zabezpieczyć interes firmy, a z drugiej – nie narazić się na zarzuty ze strony pracowników.

Czy praca zdalna to prawo pracownika czy tylko dobra wola pracodawcy?

Kwestia pracy zdalnej została formalnie uregulowana po pandemii COVID-19. Stosunkowo niedawno, bo w 2023 roku, praca zdalna pojawiła się w Kodeksie pracy, dając możliwość uelastycznienia organizacji pracy.

Jednocześnie pracownicy zyskali prawo do tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. Ta okazjonalność nie powinna przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik, który chce z tego skorzystać powinien każdorazowo skierować do pracodawcy odpowiedni wniosek.

Co jednak kluczowe – taki wniosek nie jest wiążący dla pracodawcy. To oznacza, że firma może odmówić, na przykład jeśli:

• organizacja pracy w firmie wyklucza pracę zdalną,
• charakter obowiązków danego pracownika wymaga jego osobistej obecności w biurze,
• konkretne potrzeby biznesowe firmy przemawiają za odmową.

W naszej historii – nowy, wymagający klient i potrzeba ścisłej współpracy zespołu – mogą uzasadniać odmowę.

Uprzywilejowane grupy pracowników – czy zawsze trzeba się zgodzić na pracę zdalną?

I tak i nie.

Rzeczywiście przepisy przewidują w tym zakresie szczególne uprawnienie dla wybranych grup pracowników. Dotyczy to między innymi:

• kobiet w ciąży,
• rodziców dzieci do 4. roku życia,
• rodziców dzieci z niepełnosprawnościami,
• opiekunów innych członków rodziny.

W ich przypadku przepisy wskazują, że pracodawca powinien uwzględnić wniosek o pracę zdalną. Ale nie jest to obowiązek absolutny. Pracodawca nadal może odmówić.

Między innymi wtedy, gdy dana praca nie nadaje się, aby wykonywać ją zdalnie. Na przykład jeśli Zosia w firmie Matyldy opiekuje się recepcją i jej obowiązków nie da się przenieść do domu – firma może odmówić jej pracy zdalnej, nawet jeśli Zosia jest w ciąży.

Charakter pracy uzasadnia odmowę pracy zdalnej.

Podobnie, jeśli cała firma działa stacjonarnie ze względu na projekt, to pracodawca nie ma obowiązku zgadzać się na pracę zdalną – nawet jeśli wniosek złoży Agnieszka, która jest mamą 2-letniego Jasia.

W takiej sytuacjach firma musi jednak uzasadnić swoją odmowę na piśmie. Tak, aby każdy pracownik wiedział i rozumiał dlaczego – konkretnie – jego wniosek nie został uwzględniony przez pracodawcę.

Gdzie Matylda popełniła błąd?

Ryzyko w historii Matyldy nie wynika z samego ograniczenia pracy zdalnej. Problemem jest sposób, w jaki Matylda zaczęła przyznawać wyjątki.

Problemem jest robienie pracownikom wyjątków.

Decyzja Matyldy, aby umożliwiać częstszą pracę zdalną wyłącznie rodzicom, tworzy uprzywilejowaną grupę pracowników. A to otwiera pozostałym pracownikom drogę do zarzutów o nierówne traktowanie.

Bo z perspektywy prawa:

• pracownicy powinni być traktowani równo,
• a wszelkie kryteria różnicowania – obiektywne i uzasadnione.

Posiadanie dzieci zazwyczaj nie będzie wystarczającym uzasadnieniem, by traktować pracowników – rodziców inaczej niż pracowników, którzy dzieci nie mają. W praktyce oznacza to dla firmy realne ryzyko roszczeń – takich jak te, które zapowiedział Jacek.

Jak zatem w takiej sytuacji uregulować pracę zdalną, żeby nie wpaść w pułapkę?

Warto rozważyć kilka scenariuszy.

Po pierwsze, firma może wprowadzić jednolity model pracy hybrydowej dla wszystkich. I wtedy wszyscy pracownicy mają do wykorzystania określoną liczbę dni pracy zdalnej. Taką samą, bez względu na to, czy są rodzicami, opiekunami, czy w ogóle nie mają dzieci.

To rozwiązanie jest korzystne dla pracowników i dla firmy.

Od strony firmy – eliminuje konieczność oceniania „czyj powód jest ważniejszy”. Od strony zespołu – ogranicza ryzyko konfliktów i zarzutów o nierówne traktowanie.

Kluczowa jest tu konsekwencja. Wyjątki – jeśli się pojawiają – powinny dotyczyć naprawdę szczególnych sytuacji (np. sytuacje losowe, gdzie alternatywą dla pracy zdalnej jest L4).

Po drugie, firma może całkowicie zrezygnować z pracy zdalnej i poprosić wszystkich pracowników o powrót do biura.

To rozwiązanie jest bezpieczne z punktu widzenia ryzyka prawnego.

Ale jednocześnie niesie za sobą inne zagrożenia, w tym frustrację w zespole czy nawet utratę kluczowych pracowników.