Czy “nienormowany czas pracy” to remedium na nadgodziny?

05.03.2026

Matylda jest szefową biura rachunkowego. Jej firma obsługuje polskie spółki oraz oddziały zagranicznych firm działających w Polsce. Jej zespół tworzą doświadczeni księgowi i księgowe, specjaliści od kadr i płac oraz doradcy i doradczynie podatkowe.

W ostatnich latach firma Matyldy znacząco się rozrosła – liczba pracowników niemal się podwoiła. Pracownicy firmy pracują głównie zdalnie, z różnych części Polski. W praktyce każdy pracownik ma dużą samodzielność – obsługuje powierzoną mu pulę klientów i rozlicza się z firmą z efektów swojej pracy.

Problem pojawił się wraz z wejściem KSeF-u. Liczba zadań gwałtownie wzrosła, a wraz z nią – liczba nadgodzin. Pracownicy masowo wpisywali je do systemu, a dział HR był zasypany wnioskami o ich odbiór. Koordynacja pracy zaczęła przypominać łamigłówkę: jedni kończyli wcześniej, inni zaczynali później, jeszcze inni byli akurat nieobecni.

Matylda długo zastanawiała się, jak nad tym zapanować. W końcu zwróciła się do Agnieszki – szefowej HR, z konkretnym pomysłem: “Wprowadźmy nienormowany czas pracy. Nasi pracownicy pracują zdalnie i samodzielnie, więc mamy do tego świetne warunki!” W wyobrażeniu Matyldy oznaczało to jedno – pracownicy będą pracować tyle, aby wykonać wszystkie zadania, a firma nie będzie musiała rozliczać z nimi nadgodzin. Ale czy to rzeczywiście tak to działa?

Czym jest “nienormowany czas pracy”?

Choć to (nietrafne!) określenie „nienormowany czas pracy” funkcjonuje w języku potocznym, w rzeczywistości mówimy wtedy najczęściej o zadaniowym systemie czasu pracy. W tym modelu pracownik nie “odbija karty” i nie rozlicza się z pracy „od-do”, lecz z wykonania konkretnych zadań. Sam organizuje swój dzień i sam decyduje, kiedy zaczyna i kiedy kończy pracę.

W zadaniowym czasie pracy, pracownik/czka sam\a organizuje swój dzień pracy.

W praktyce oznacza to, że:

• pracownik może jednego dnia pracować od 8:00 do 16:00, a innego od 12:00 do 20:00;
• pracownik może robić przerwy w ciągu dnia – np. wyjść do lekarza czy na spacer;
• firma nie może narzucić pracownikowi stałych godzin pracy a przełożony wymagać, by codziennie pozostawał do dyspozycji w określonym przedziale czasowym.

Nie oznacza to wcale braku jakiejkolwiek kontroli. Przełożony kontroluje jednak efekty pracy, a nie czas spędzony np. przed komputerem. Może sprawdzać postęp realizacji zadań, pytać o planowaną dostępność czy polecić udział w spotkaniu w określonym terminie, np. w siedzibie firmy lub u klienta.

Kiedy zadaniowy czas pracy  ma sens?

Zadaniowy system czasu pracy można wprowadzić tylko wtedy, gdy uzasadnia to rodzaj, organizacja lub miejsce pracy danego pracownika.

W praktyce sprawdzi się to, gdy:

• pracownik pracuje w pełni zdalnie i rozlicza się tylko z rezultatów swojej pracy;
• nie ma potrzeby, aby pracownik wykonywał pracę w określonym miejscu (np. w biurze);
• z punktu widzenia firmy nie ma znaczenia, kiedy zadanie jest wykonywane –  liczy się tylko efekt w określonym terminie;
• pracownik pracuje samodzielnie, a jego zadania nie są ściśle powiązane z pracą innych osób (czyli nie jest to praca zespołowa);
• praca ma charakter koncepcyjny lub wymaga skupienia, którego nie da się „wcisnąć” w sztywne godziny pracy;
• zadania są powtarzalne i da się oszacować “co ile zajmie”.

Czy nienormowany czas pracy rzeczywiście jest nienormowany?

Zdecydowanie nie.

To, że pracownik pracuje w systemie zadaniowym, nie oznacza zniesienia norm czasu pracy. Pracodawca nadal musi planować zadania pracownika w taki sposób, aby:

• dało się je wykonać, pracując 8 godzin dziennie i przeciętnie 40 godzin tygodniowo (lub proporcjonalnie mniej przy niepełnym etacie);
• pracownik miał zapewnione co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku tygodniowego;
• uwzględnione były urlopy, zwolnienia lekarskiei inne nieobecności pracownika.

Kluczowa jest tu komunikacja i porozumienie z pracownikiem. Przełożony nie może po prostu zlecić pracownikowi zadań na zasadzie „manage it”. Musi co najmniej wysłuchać stanowiska pracownika i realnie ocenić, czy zakres zadań jest wykonalny w ramach norm czasu pracy.

Warto wspólnie ustalić zakres zadań i ocenić czy są na 8h.

Brak takiego porozumienia oznacza, że w razie sporu to firma będzie musiała udowodnić, że uzgodniła z pracownikiem zakres zadań i realny termin ich wykonania.

Co z nadgodzinami?

Samo objęcie pracownika zadaniowym systemem czasu pracy nie eliminuje automatycznie nadgodzin.

Nadgodziny powstaną, jeżeli:

• przełożony zleci pracownikowi zbyt wiele zadań, których nie da się wykonać w wyznaczonym terminie, pracując przez 8 godzin dziennie i 40 godzin w tygodniu;
• do wcześniej ustalonego zakresu zadań przełożony dołoży kolejne, bez zmiany terminów lub priorytetów.

ALE nadgodziny nie powstaną, jeżeli:

• zlecone pracownikowi zadania były obiektywnie możliwe do wykonania w normalnym czasie pracy, ale pracownik nie wykonał ich z powodu swojej niskiej efektywności;
• opóźnienia wynikały z błędnej organizacji pracy po stronie pracownika.

Choć przy zadaniowym czasie pracy nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy, w praktyce warto ją prowadzić – choćby na potrzeby dowodowe i w celu kontroli realnego obciążenia pracą.