Czy można zwolnić pracownika za zabranie kawy z biura? Czyli co mówi prawo o “załatwianiu” rzeczy z pracy.

20.03.2026

Matylda jest dyrektorką finansową. W jej firmie – dynamicznie rozwijającej się spółce z branży farmaceutycznej – nadszedł czas corocznego audytu firmowych wydatków administracyjnych.

Matylda z niedowierzaniem analizowała faktury. Zastanawiała się, jak to możliwe, że codzienne wydatki biurowe stale rosną. Firma z sukcesem wcieliła przecież w życie pracę hybrydową, a większość zespołu pojawiała się w biurze zaledwie dwa razy w tygodniu. Liczby nie kłamały, ale coś się nie zgadzało.

W pewien piątek, późnym popołudniem, Matylda wróciła do biura po zapomnianą ładowarkę. W kuchni spotkała Agnieszkę – jedną z kluczowych menedżerek. Agnieszka pakowała właśnie do torby całe opakowanie kapsułek do ekspresu kawowego. Zaskoczona Matylda wprost zapytała Agnieszkę, co robi.

„Oj, daj spokój. Przecież to grosze dla takiej firmy jak nasza” – odpowiedziała Agnieszka bez skrępowania. „Z resztą pracuję prawie w pełni zdalnie, więc nie piję kawy w biurze. Czemu mam być pozbawiona benefitu, który nam się wszystkim należy?”.

Na koniec Agnieszka dodała jeszcze, że Matylda powinna raczej zainteresować się Jackiem – menedżerem, który tydzień wcześniej drukował na firmowej drukarce 200-stronicowy podręcznik dla córki. „Kolorowe zakreślacze też załatwię ci z pracy” – miał powiedzieć córce przez telefon.

Matylda była w szoku. Wiedziała, że pracownicy chętnie korzystają z firmowych materiałów i że zdarza im się zrobić kawę „na wynos” pod koniec dnia pracy. Nie sądziła jednak, że w grę wchodzi systematyczne wynoszenie firmowych zapasów.

Przecież to kradzież – pomyślała Matylda. Ceniła kompetencje Agnieszki i Jacka, ale ta sytuacja całkowicie zburzyła jej zaufanie do pracowników.

Granica między benefitem a nadużyciem

W dzisiejszych czasach to już standard, że pracodawca zapewnia pracownikom zaplecze techniczne i socjalne: od papieru i długopisów po kawę, przekąski, sprzęt elektroniczny i wygodne biuro. Wszystko po to, by wspierać efektywną pracę i budować komfortowe środowisko.

Co do zasady jednak – jeśli regulacje wewnętrzne nie mówią inaczej – te narzędzia i benefity mają służyć wykonywaniu pracy, a nie prywatnym potrzebom pracowników i pracowniczek.

Pojedynczy wydruk z firmowej drukarki, kolorowy notes, czy jedno jabłko więcej podczas „owocowego czwartku” zwykle mieszczą się w granicach tolerancji. Firma nie odczuje takiego incydentu.

Problem zaczyna się wtedy, gdy “załatwienie z pracy” staje się pracowniczym standardem, a z kuchni znika kolejna, kilogramowa paczka z kawą. Dla pracownika to w zasadzie drobiazg. Dla firmy – kwestia lojalności, kultury organizacyjnej i realnych kosztów.

Co o “załatwianiu z pracy” mówi prawo?

Prawo pracy nie pozostawia wątpliwości.  Pracownik / pracowniczka mają obowiązek:

• dbać o interes firmy;
• chronić mienie pracodawcy;
• przestrzegać zasad współżycia społecznego w miejscu pracy.

To nie tylko ogólnikowe, „miękkie” hasła, lecz podstawowe obowiązki pracownicze.

Przy czym obowiązek ochrony mienia firmowego to  nie tylko “zakaz kradzieży” – w sensie karnym. Ten obowiązek oznacza, że pracownik powinien powstrzymać się od jakiegokolwiek przywłaszczania mienia pracodawcy – nawet jeśli jego wartość jest znikoma w świetle firmowych wydatków.

„Załatwianie z pracy” to kwestia lojalności wobec firmy.

Jeżeli zatem pracownik zabiera do domu ryzę papieru, opakowanie kawy czy – wbrew przyjętym w firmie zasadom – korzysta z drukarki do celów prywatnych, narusza swój podstawowy obowiązek pracowniczy.

A to może z kolei skutkować konsekwencjami. W zależności od okoliczności i powagi tego incydentu – od upomnienia czy nagany, po zakończenie współpracy, w tym nawet w trybie dyscyplinarnym.

Czy zatem znikająca kawa może skończyć się “dyscyplinarką”?

Tak – w określonych okolicznościach.

Rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym to nadzwyczajny środek, stosowany w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Przywłaszczenie mienia pracodawcy też może zostać tak zakwalifikowane.

Nie ma przy tym znaczenia czy wartość zabranej przez pracownika firmowej rzeczy jest wysoka czy niska, ani to, czy w świetle prawa karnego taka kradzież kwalifikuje się jako przestępstwo czy wykroczenie.

“Kradzież przez kierowcę-biletera kwoty 1 zł w sytuacji, gdy był on uprzednio dwukrotnie karany za podobne wykroczenia, uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 KP.” [Wyrok SN z 19.11.1997 r., I PKN 378/97, OSNP 1998, nr 19, poz. 567].

W praktyce, aby ocenić, czy zachowanie pracownika uzasadnia rozwiązanie z nim umowy w trybie dyscyplinarnym, trzeba uwzględnić cały, szeroki kontekst incydentu. W szczególności trzeba wziąć pod uwagę:

• zamiar i winę pracownika. Nie chodzi przecież o sytuację, kiedy pracownik, po zakończonym spotkaniu, odruchowo wrzucił do torby firmowy długopis. Ale już kiedy nerwowo rozglądając się po kuchni, chowa do torby kilogramową paczkę kawy,to trudno mówić o “odruchowym” działaniu;
• powtarzalność. Systematyczne przywłaszczanie firmowego mienia znacząco zwiększa ciężar naruszenia, choć jednorazowy incydent też może – w pewnych okolicznościach – uzasadniać “dyscyplinarkę” (np. przy dużej wartości przywłaszczonego mienia);
• naruszenie interesu firmy. Interes pracodawcy to nie tylko kwestie finansowe. To również dyscyplina pracy, standardy etyczne i przykład dla innych pracowników. Już samo złamanie zasad może demoralizująco wpływać na zespół;
• stanowisko pracownika. Im wyższe stanowisko, tym wyższe oczekiwania. I nie chodzi o to, że stażysta może wynosić z pracy kawę, a menedżer nie. Ale od menedżera z dostępem do wrażliwych danych czy informacji finansowych wymaga się szczególnej etyki biznesowej i odpowiedzialności.

Ważne jest również zabezpieczenie dowodów – notatka służbowa, monitoring, świadkowie.

“(…) w przypadku zarzucenia pracownikowi kradzieży lub przywłaszczenia mienia pracodawcy i rozwiązania z tej przyczyny umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. nie może podlegać wątpliwości, że czyn ten został przez pracownika popełniony.” [Wyrok SN z 13.03.2018 r., I PK 16/17, LEX nr 2508176]

A jeśli “dyscyplinarka” to zbyt daleko idący krok?

Nie każde przywłaszczenie mienia pracodawcy będzie uzasadniać natychmiastowe rozstanie z pracownikiem. Zdarza się jednak, że nawet gdy okoliczności nie pozwalają na rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym, po takim incydencie firma dochodzi do wniosku, że dalsza współpraca nie jest już możliwa.

Zabieranie rzeczy z pracy może podważyć zaufanie do pracownika.

Przywłaszczenie mienia pracodawcy – nawet o niewielkiej wartości – to sytuacja, w której zaufanie pomiędzy pracownikiem a pracodawcą może zostać nieodwracalnie naruszone. A utrata zaufania, jeśli opiera się na obiektywnych i racjonalnych przesłankach, może stanowić samodzielną i uzasadnioną przyczynę rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

„Utrata zaufania do pracownika może uzasadniać wypowiedzenie umowy o pracę, jeżeli wynika z obiektywnych i racjonalnych przyczyn, które uniemożliwiają dalsze zatrudnianie pracownika” [Wyrok SN z 25.01.2005 r., I PK 153/04].

W przypadku menedżera – który pełni rolę lidera zespołu – nawet przywłaszczenie “drobnej” rzeczy może podważyć fundament dalszej współpracy. W końcu przykład zawsze idzie z góry.

Nawet jeśli nie kończy się zwolnieniem – reaguj

Nie w każdym przypadku przywłaszczenie będzie oznaczało konieczność zakończenia współpracy z pracownikiem. Warto jednak pamiętać, że brak reakcji ze strony pracodawcy również jest decyzją i wiąże się z ryzykiem.